§ 32. Do zadań Wydziału Administracyjnego (WA) należy:

1. W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa:

1) opracowywanie projektów: Regulaminu organizacyjnego Starostwa, Regulaminu Pracy Starostwa, Statutu Powiatu, Regulaminu wynagradzania pracowników oraz ich nowelizacja na podstawie kontroli ich funkcjonowania oraz zgłaszanych zmian;
2) opiniowanie zmian mających wpływ na organizację i funkcjonowanie Starostwa;
3) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa;
4) prowadzenie dokumentacji z kontroli zewnętrznych, w szczególności protokołów kontroli;
5) prowadzenie dokumentacji wystąpień pokontrolnych i odpowiedzi na zalecenia pokontrolne;
6) prowadzenie książki kontroli zewnętrznej;
7) zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej w porozumieniu z pracownikiem ds. bhp;
8) gospodarowanie taborem samochodowym;
9) ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich odcisków;
10) zabezpieczenie informacji wizualnej dla klientów Starostwa oraz nadzór nad tablicami ogłoszeniowymi Starostwa;
11) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo - technicznym Starostwa (materiały biurowe, materiały eksploatacyjne do drukarek, papier ksero) z zachowaniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz wewnętrznych procedur dotyczących udzielania zamówień publicznych obowiązujących w Starostwie;
12) uczestniczenie w pracach komisji oceniającej przydatność do dalszego użytkowania ewidencjonowanych składników majątku ruchomego w Starostwie.

2. W zakresu obsługi sekretariatu Starosty:

1) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla prac Starosty i Wicestarosty;
2) prowadzenie kalendarza spotkań Starosty i Wicestarosty;
3) obsługa połączeń telefonicznych, faksowych i poczty elektronicznej;
4) sporządzanie pism i innych dokumentów dla potrzeb Starosty i Wicestarosty;
5) prowadzenie ewidencji wyjść służbowych kierowników komórek organizacyjnych;
6) prowadzenie książki kontroli zewnętrznej, rejestru urlopów i delegacji kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu.

3. W zakresie prowadzenia archiwum zakładowego należy:

1) wykonywanie zadań Starostwa Powiatowego związanych z działalnością archiwalną określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
2) przygotowanie propozycji rozwiązań dla Starosty związanych z funkcjonowaniem obiegu dokumentów w Starostwie;
3) prowadzenie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw (zadania wykonuje koordynator czynności kancelaryjnych);
4) współpraca z komórkami organizacyjnymi Starostwa w zakresie zdawania akt do archiwum zakładowego;
5) współpraca z Archiwum Państwowym.

3.1 Archiwista pełni jednocześnie funkcję, koordynatora czynności kancelaryjnych.

4. W zakresie prowadzenia obsługi kancelaryjnej:

1) kompleksowa informacja w zakresie:

a) rodzaju, miejsca i trybu załatwiania spraw,
b) struktury organizacyjnej Starostwa;

2) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
3) przekazywanie korespondencji wpływającej do dekretacji;
4) przekazywanie korespondencji komórkom organizacyjnym Starostwa i jednostkom organizacyjnym powiatu;
5) obsługa interesantów w zakresie działalności merytorycznej poszczególnych wydziałów Starostwa;
6) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej (e-PUAP) i poczty elektronicznej;
7) dokonywanie rozdzielenia prasy, publikatorów, itp.;
8) wykonywanie zadań związanych z obsługą elektronicznego obiegu dokumentów.

5. W zakresie zamówień publicznych:

1) opracowywanie procedur i regulaminów dotyczących zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zamówień publicznych poniżej progu 30000 euro;
2) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz procedur i regulaminów dotyczących zamówień publicznych poniżej progu 30000 euro;
3) tworzenie rocznego planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych na podstawie informacji przedstawionych przez poszczególne komórki organizacyjne;
4) przygotowywanie we współpracy z dyrektorami wydziałów i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych;
5) przygotowywanie we współpracy z dyrektorami wydziałów i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w przypadkach określonych w procedurze udzielania zamówień publicznych poniżej progu 30 000 euro;
6) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne, począwszy od momentu wystąpienia komórki organizacyjnej z wnioskiem o przygotowanie postępowania do momentu jego zakończenia - zawarcia umowy/unieważnienia postępowania (nad realizacją umowy czuwa komórka organizacyjna występująca z wnioskiem o przygotowanie postępowania),
7) prowadzenie i przechowywanie rejestru umów o zamówienia publiczne;
8) opiniowanie zmian wprowadzanych do umów o zamówienia publiczne;
9) opracowanie rocznych sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych.

6. W zakresie spraw obywatelskich:

1) przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru;
2) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej dotyczących zadań realizowanych przez Powiat, w tym:

a) organizowanie punktów nieodpłatnej pomocy prawnej,
b) sporządzanie porozumień z Okręgową Izbą Radców Prawnych i Okręgową Radą Adwokacką,
c) sporządzanie projektów umów z adwokatami i radcami prawnymi, działając w porozumieniu z Sekretarzem Powiatu oraz z radcą prawnym Starostwa,
d) kwartalne i roczne rozliczanie sprawozdań z zakresu udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej przekazywanych przez radców prawnych i adwokatów Staroście;

3) sporządzanie zezwoleń na sprowadzanie zwłok i szczątków obywateli polskich z obcego państwa;
4) realizacja decyzji Wojewody Podkarpackiego w sprawie wypłat świadczeń pieniężnych dla posiadaczy Karty Polaka osiedlających się na terytorium RP.

7. W zakresie dostępu do informacji publicznej:

1) prowadzenie rejestru udostępnień informacji publicznej poprzez prowadzenie elektronicznej oraz papierowej ewidencji udostępnień informacji publicznej;
2) zakładanie spraw w rejestrze korespondencji oraz przydzielanie założonych spraw komórkom merytorycznie odpowiedzialnym za przygotowanie odpowiedzi zgodnie z przepisami ustawy o dostępie do informacji publicznej.

8. W zakresie spraw kadrowych oraz socjalnych należy:

1) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa;
2) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy kierowników jednostek organizacyjnych z wyjątkiem kierowników placówek oświatowych i poradni psychologiczno – pedagogicznej, w tym; zakładanie akt osobowych nowoprzyjętych kierowników jednostek;
3) prowadzenie ewidencji i rozliczanie czasu pracy pracowników Starostwa, w tym: czasu przepracowanego i nieprzepracowanego, urlopów pracowniczych, itp.;
4) prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczenia grupowego na życie pracowników Starostwa, współuczestniczenie w ubezpieczaniu indywidualnym pracowników w zakresie odpowiedzialności cywilnej urzędnika;
5) sporządzanie sprawozdań statystycznych z zakresu zatrudnienia i czasu pracy;
6) prowadzenie spraw związanych z obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w tym:

a) coroczne naliczanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych oraz jego korekt,
b) naliczanie pracownikom należnych świadczeń,
c) organizowanie spotkań kulturalnych, sportowych, wycieczek,
d) przygotowywanie i przeprowadzanie wyborów przedstawicieli załogi w sprawach związanych z obsługą Zakładowego Regulaminu Świadczeń Socjalnych;

7) koordynowanie prac związanych z procedurą naboru na stanowiska urzędnicze zgodnie z ustawą o pracownikach samorządowych;
8) prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw w imieniu Starosty;
9) prowadzenie spraw związanych z dokształcaniem pracowników Starostwa;
10) prowadzenie rejestru wyjazdów służbowych pracowników Starostwa;
11) monitorowanie dokumentacji związanej z przeprowadzaniem okresowych ocen pracowniczych;
12) prowadzenie spraw związanych z praktykami i stażami w Starostwie;
13) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, w tym w szczególności przy organizowaniu i kierowaniu na okresowe badania lekarskie pracowników Starostwa.

9. W strukturze Wydziału Administracyjnego funkcjonuje stanowisko ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy i Ppoż, podporządkowane bezpośrednio Staroście, do którego należy:

1) zapewnienie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
2) organizowanie i przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad BHP oraz ochrony przeciwpożarowej w Starostwie;
3) organizowanie szkoleń okresowych dla pracowników Starostwa oraz czuwanie nad terminami ważności tych szkoleń;
4) prowadzenie ewidencji szkoleń wstępnych i okresowych;
5) przeprowadzanie i nadzorowanie szkoleń wstępnych z zakresu BHP i Ppoż. pracowników nowoprzyjętych;
6) dokonywanie oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy i zapoznawanie pracowników z tym ryzykiem;
7) prowadzenie posiedzeń Komisji BHP;
8) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń;
9) sporządzanie i przechowywanie określonej w przepisach prawnych dokumentacji w dziedzinie BHP i Ppoż;
10) podejmowanie działań określonych przepisami w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy;
11) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem zasad przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, posiłków oraz wypłaty ekwiwalentu za pranie i konserwację odzieży roboczej;
12) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Starostę wynikających z przepisów prawnych w tym zakresie.

10. Do zadań Wydziału należy wykonywanie innych spraw wynikających z obowiązujących przepisów prawa, merytorycznie związanych z zadaniami Wydziału.